5 Framework Delegasi yang Efektif dan Mudah Diterapkan |#62

Ketika jadi manager baru, masalah pertama yang gue hadapi adalah kesulitan mendelegasikan pekerjaan.

Ternyata gue gak sendiri, temen-temen gue juga mengalami hal tersebut ketika baru pertama kali jadi manager.

Alasannya beda-beda.

Ada temen gue yang ngerasa bersalah ketika delegasi pekerjaan karena takut membebani tim-nya.

Ada juga yang lebih memilih ngerjain banyak hal sendiri karena ragu sama skill dan kualitas kerja anggota tim-nya.

Alasan lainnya lagi adalah insecure. Takut tim nya lebih jago dari dia dan khawatir dianggap manager yang ga bisa apa-apa.

Di newsletter episode ini gue bahas:

• Nilai penting delegasi buat manager

• 3 Langkah delegasi yang efektif

• 5 Framework delegasi

Buat gue delegasi ini adalah masalah yang krusial buat para manager baru, sebab ini adalah tugas penting seorang manager.

Kalau manager gagal melakukannya, tim bisa stuck karena:

• Manager ngerjain tugas yang ga prioritas. Sedangkan apa yang menjadi tugas utamanya terbengkalai.

• Anggota tim ga dapat kesempatan belajar. Kalau manager ngeyel mau ngerjain semuanya sendiri, anggota tim jadi ga mengembangkana potensinya.

Sebaliknya ketika manager berhasil mendelegasi pekerjaan, secara otomatis kualitasnya juga naik.

Bahkan studi Gallup menyebut CEO yang jago delegasiin pekerjaan, menghasilkan pendapatan 33% lebih tinggi.

Jadi penting banget buat para manager untuk melatih kemampuannya dalam mendelegasikan tugas.

So, gimana caranya delegasi yang efektif?

3 Langkah Delegasi yang Efektif

1. Tinjau pekerjaan

Apa tugas / project yang cocok diberikan ke orang lain?

Ingat, jangan jadikan delegasi sebagai alasan untuk kabur dari kerjaan yang lo ga suka.

Sebaliknya, jadikan itu cara biar lo sebagai manager fokus ke tugas yang high-impact.

Sementara itu anggota tim juga mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan potensi dan skillnya dengan mengerjakan tugas tersebut.

2. Cari tau siapa yang cocok ngerjain tugas itu

Cirinya:

• Orang yang tertarik dengan pekerjaan itu

• Punya waktu

• Punya skill atau setidaknya potensi yang relevan

3. Sadari konsekuensi delegasi

Tiap anggota tim punya cara, perspektif dan kreativitasnya masing-masing.

Hasilnya mungkin akan berbeda dibandingkan jika elo yang ngerjain dan it's okay.

Konsisten aja kasi feedback biar performanya terus meningkat.

5 Framework Delegasi

Biar lebih kebayang prosesnya, gue mau share 5 framework delegasi yang bisa lo pakai.

Gue tambahkan dengan konteks dan plus - minusnya, biar lo bisa sesuaikan dengan kebutuhan lo.

1. RACI Matrix

R - Responsible: Orang yang mengerjakan tugas

A - Accountable: Orang yang memastikan tugas selesai

C - Consulted: Orang yang memberi masukan

I - Informed: Orang yang perlu diberi informasi terbaru

Cocok digunakan untuk project operasional yang butuh kejelasan peran dan penanggung jawabnya.

(+) Pembagian peran jelas antara yang bertugas dan bertanggung jawab. Jadi komunikasinya lebih mudah.

(-) Cenderung kaku, kurang cocok diterapkan di situasi project yang berubah-ubah dengan cepat.

2. RAPID Matrix

R - Reccomend: Orang yang membuat rekomendasi

A - Agree: Orang yang menyetujui rekomendasi

P - Perform: Orang yang melaksanakan keputusan

I - Input: Orang yang memberikan masukan

D - Decide: Orang yang membuat keputusan akhir

Cocok digunakan untuk pengambilan keputusan strategis dan berisiko tinggi jadi prosesnya perlu dikawal ketat. Bisa diterapkan ketika pengambilan keputusan, ketika eksekusi pakai RACI Matrix.

(+) Proses pengambilan keputusan jelas sehingga lebih efektif dan efisien

(-) Karena bentuknya adalah kerangka kerja yang berurutan jadi bisa berpotensi memperlambat proses kalo ga diatur dengan fleksibel

3. 5 Level Delegasi

Level 1: Kerjakan seperti yang saya katakan

Level 2: Riset dan rangkum suatu topik

Level 3: Rekomendasikan alternatif solusi

Level 4: Buat keputusan dan informasikan

Level 5: Otonomi penuh

Delegasi ini dipakai dengan mempertimbangkan level percaya kita pada anggota tim. Makin tinggi kepercayaan kita ke mereka, makin tinggi juga level delegasinya.

(+) Bantu anggota tim untuk berkembang dan meningkatkan tanggung jawab secara bertahap

(-) Gabisa serta merta diterapkan untuk tiap konteks karena walaupun level percaya udah tinggi, di konteks tertentu bisa jadi kita ga bisa memberikan otonomi penuh. Jadi sesuaikan lagi sama konteks dan tantangan yang dihadapi organisasi ya.

4. Skill/Will Matrix

High will, low skill: Dilatih dan dibimbing

High will, high skill: Delegasi dan dipromosi

Low will, low skill: Diarahkan dan diawasi

Low will, high skill: Beri motivasi

Bagus dipakai untuk memetakan kondisi karyawan secara umum. Jadi manager kebayang treatment apa yang tepat buat tiap anggota tim.

(+) Rencana pengembangan yang spesifik ke tiap anggota, jadi lebih solutif

(-) Terlalu menyederhanakan proses delegasi, karena bisa jadi ada variabel di luar skill dan will yang berpengaruh terhadap delegasi. Misalnya workload, pengalaman, interpersonal skills, dan lainnya.

5. Aturan 70%

Kalau orang lain bisa mengerjakan tugas setidaknya 70% sebaik kamu, delegasikan tugasnya ke dia.

Cocok diterapkan di situasi krisis yang butuh pengambilan keputusan dengan cepat dan minim kesalahan.

(+) Manager bisa fokus ke tugas-tugas strategis, sementara anggota tim bisa dapat kesempatan untuk belajar

(-) Risiko penurunan kualitas pekerjaan karena cukup dengan standar 70% tadi, jadi perlu diimbangi dengan pengawasan dan pelatihan jika dibutuhkan

Selain 5 framework ini, apa lagi cara atau tips yang bisa dipakai dalam proses delegasi?

Kesimpulan

Delegasi itu bukan upaya untuk melempar tanggung jawab ke orang lain, melainkan harmonisasi keunggulan tiap orang dengan tugas yang tepat.

Buat manager baru, mungkin lo akan menghadapi fase-fase salah mendelegasikan pekerjaan, kegagalan di project, atau ketidakpuasan anggota tim. Jangan menyerah dan berputus asa.

Gue percaya kesalahan adalah bagian penting dari pembelajaran. Rutin minta feedback dan melakukan refleksi atas pekerjaan yang lo lakukan. Dari proses itu, lo membangun pondasi untuk jadi manager yang lebih baik ke depannya.

Best of luck!

Interested to learn with me?

Ada beberapa cara untuk belajar lebih dalam sama gue, silakan pilih yang cocok sama kebutuhan lo

Speaking Engagement

40+ organisasi yang udah mengundang gue sebagai pembicara.

Gue sudah berpengalaman menjadi pembicara di berbagai topik tentang karir dan self development untuk workshops, sharing sessions atau panel discussions.

Self Paced Course

360+ orang yang udah join di course ini.

Belajar mandiri di mana saja dan kapan saja tentang topik project management, career planning dan strategic thinking.

Content of The Week

LinkedIn - Manager lo bukan expert di tugas yang lo lakukan

Guesering mendengar opini ini ketika kerja kantoran. “Manager itu harus lebih jago dari bawahan”. Gue pun termasuk orang yang mempercayai opini tersebut saat itu. Tetapi setelah berkarir beberapa tahun, gue sadar pemahaman itu keliru.

X - 8 Pertanyaan dan rumus jawaban interview

Kunci lolos interview itu adalah persiapan. Sayangnya, ga semua orang mempersiapkan diri, cuma modal ngafalin CV dan latihan ngomong. Di post ini, gue share pertanyaan dan rumus jawaban interview biar lo bisa pelajari dan latihan di rumah.

Instagram - 58% orang usia 20-an bingung nentuin jalur karier

Menurut studi dari Gallup, 60% individu di usia 20-an merasa kurang puas sama jalur karier yang mereka pilih. Bahkan lebih dari 50% dari mereka mulai mempertimbangkan untuk career switch dalam 5 tahun pertama mereka bekerja.

Tiktok - 10 Kualitas manager yang bikin bawahan betah kerja bareng

Buat lo yang saat ini menempati posisi manager, mungkin bisa belajar untuk punya beberapa kualitas ini. Ga harus semua dalam satu kali waktu, tetapi kita bisa berproses untuk mengembangkan kualitas tersebut satu per satu.