Banyak Leader Salah Total Memaknai Produktivitas |#114
5 Langkah practical naikin produktivitas tim lo
Hi buddy
Beberapa waktu lalu, ada seorang teman yang curhat ke gue soal dinamika di timnya.
Dia ngerasa capek manage tim.
Target harus jalan, outcome harus kelihatan, tapi timnya keliatan makin kewalahan.
Dia udah coba banyak cara buat bantu mereka, dari rekomendasi ikut pelatihan time management, nyobain teknik Pomodoro, Eisenhower Matrix, sampai bikin sesi sharing soal produktivitas.
Tapi setelah semua itu, kerjaan mereka tetap numpuk, fokus tetap buyar, dan inbox tetap chaos.
Dia sampai galau dan mikir:
“Apakah mereka yang gak disiplin? Kurang inisiatif? Atau guenya yang gagal bantu mereka?”
Di newsletter ini gue bahas:
Akar masalah tim yang tidak produktif
5 Step bikin tim lebih fokus dan produktif
Tips yang bisa lo coba mengoptimalkan tim
Kenapa Tim Gak Produktif?
Ketika tim gak produktif, kita sering nyalahin individunya. Padahal ada akar masalah yang sering dilewatkan.
Sering kali penyebabnya bukan karena tiap orangnya gak bisa ngatur waktu, tapi karena sistem kerja yang bikin mereka gak punya ruang buat kerja fokus.
Tim terus-terusan ditarik ke meeting, diserbu permintaan dari banyak arah, dibombardir banyak chat dan email.
Bayangin aja, gimana rasanya, kalau kita dikasi tugas dan semuanya dianggap penting, efeknya ya gak ada yang bener-bener dikerjain dengan baik. Energinya tersebar di banyak tugas, gak fokus, dan pada akhirnya semua dikerjain setengah-setengah.
Dari sini, gue ingin menekankan:
Naikin produktivitas tim itu bukan soal ngajarin mereka teknik baru, tapi soal merancang sistem kerja yang lebih sehat dan efisien.
Jadi daripada fokus orang per orang, pelan-pelan ubah cara kita atur prioritas, komunikasi, dan kapasitas kerja.
Praktik ini juga yang beberapa kali gue share ketika mengisi workshop kepemimpinan di 60+ perusahaan.
Hasilnya? Bukan cuma kerjaan lebih tertata, tapi energi tim juga jadi gak cepat habis.
5 Langkah Naikin Produktivitas Tim
1. Aturan Komunikasi & Responsibilitas yang Jelas
Tujuan: Kurangi kebingungan dan beban komunikasi yang tidak perlu.
Langkah-langkah:
Identifikasi saluran utama: Tentukan saluran komunikasi berdasarkan kebutuhan (misal: Slack untuk diskusi cepat, email untuk formal, Notion untuk dokumentasi).
Buat panduan waktu respons: Misalnya, email dibalas maksimal 24 jam, Slack maksimal 2 jam di jam kerja.
Tetapkan jam fokus bersama: Misalnya, tiap hari jam 9-11 adalah “deep work zone” tanpa meeting atau chat masuk.
Sosialisasikan dalam bentuk dokumen: Buat satu halaman panduan internal dan review berkala.
2. Ritme Kerja Tim yang Terstruktur
Tujuan: Bantu tim punya arah, menyelaraskan prioritas, dan meminimalisir tugas tambahan di tengah minggu.
Langkah-langkah:
Adakan Weekly Planning Meeting (30-45 menit):
Review hasil minggu lalu.
Tetapkan 3 prioritas utama minggu ini per anggota.
Tandai area yang perlu kolaborasi atau bantuan.
Lakukan Koordinasi Harian (15 menit):
Apa yang dikerjakan hari ini?
Apa yang menghambat?
Siapa yang perlu dilibatkan?
Gunakan alat kolaborasi visual seperti Kanban board (Trello, Asana, Notion) agar progress mudah dipantau bersama.
3. Revisi Proses, Bukan Tambah Tools
Tujuan: Produktivitas bukan soal alat, tapi seberapa efisien alur kerja yang ada.
Langkah-langkah:
Mapping proses rutin tim: Mulai dari request pekerjaan, approval, hingga delivery.
Tandai area yang sering bikin delay: Misalnya, approval lama, briefing tidak jelas, revisi bolak-balik.
Lakukan sesi evaluasi proses tiap 2 bulan:
Ajukan pertanyaan: “Apa 1 hal yang bikin proses ini lambat/bertele-tele?”
Simplifikasi atau hapus langkah yang tidak perlu: Misalnya, approval 2 lapis diganti jadi 1, atau pakai template untuk mempercepat briefing.
4. Manajemen Beban Tim Secara Kolektif, Bukan Perorangan
Tujuan: Hindari ada anggota tim yang diam-diam tenggelam karena overload.
Langkah-langkah:
Gunakan dashboard kapasitas tim: Tampilkan siapa mengerjakan apa, dan beban kerja mereka secara visual (misalnya pakai Notion atau Google Sheet).
Cek balance tiap minggu: Saat planning meeting, tanyakan: “Siapa yang merasa kelebihan beban minggu ini?”
Distribusi ulang bila perlu: Leader bantu reassign tugas jika ada yang overload, dan pastikan semua merasa beban kerjanya masuk akal.
5. Lindungi Waktu Fokus Tim
Tujuan: Ciptakan ruang kerja yang mendukung fokus, bukan penuh distraksi.
Langkah-langkah:
Audit calendar tim: Periksa apakah ada meeting yang bisa dihapus atau dijadikan async (update lewat chat atau dokumen).
Buat “No Meeting Day” seminggu sekali: Hari bebas gangguan, fokus untuk pekerjaan mendalam.
Back-up tim saat ada permintaan mendadak dari stakeholder lain: Leader perlu pasang badan dan bantu nego supaya tim tetap bisa jaga fokus.
Kesimpulan
Produktivitas tidak tumbuh dari motivasi semata, tapi dari sistem kerja yang mendukung.
Leader yang bijak gak cuma ngajarin tim atur waktu, tapi juga:
Mengatur alur kerja
Menjaga ruang fokus
Menghapus distraksi struktural
Dan membangun koordinasi antar anggota tim
PS: Kalo lo pengen membuat sistem kerja yang efisien, lo juga bisa mengasah skill Operational Excellence. Gue sempat bahas ini di ebook.
Gue share 5 soft skill penting di karier pada Ebook gue 29 halaman GRATIS yang bahas:
Kenapa soft skill bisa jadi pembeda karier lo
5 skill yang gue rangkum dalam framework SOLID
Contoh penerapan dan refleksi praktis yang bisa lo coba langsung
Interested to learn with me?
Ada beberapa cara untuk belajar lebih dalam sama saya, silakan pilih yang cocok sama kebutuhanmu.
Join Waiting List Buku Saya
Setahun terakhir saya mempersiapkan buku pertama saya. Buku ini berisi pembelajaran mengenai pengalaman kerja selama 10 tahun, insight dari 100 buku manajemen dan pengembangan diri, konten yang saya share di media sosial, dan ilmu yang saya bagikan ke 60+ perusahaan.
Kalau kamu tertarik mengikuti update buku saya dan dapetin bonus pre order, daftar di sini
Corporate Workshop Program
Sudah ada 60+ organisasi yang mengundang saya untuk memberikan pelatihan di organisasi mereka tentang leadership. Beberapa topik yang sering saya bawakan
Strategic Thinking
Building a High-Performing Team
Professional Communication
Silakan cek detailnya di sini
Self Paced Course
473+ orang yang udah belajar project management dan strategic thinking melalui kelas rekaman yang bisa diakses dimana saja dan kapan saja.
FYI, beberapa peserta kami meminta kantor mereka mereimburse sehingga mereka bisa belajar secara gratis. Siapa tahu kantor kamu juga menawarkan benefit yang serupa.
Silakan cek detailnya di sini
Content of The Week
10 Hal yang Bikin Lo Jadi Leader Meski Tanpa Jabatan
Diam-diam kamu udah jadi leader, meski tanpa jabatan. Kalo kamu secara konsisten melakukan 10 kebiasaan ini. Gue bahas selengkapnya di post ini.
10 Kalimat yang Diucapin Manager dengan EQ Tinggi
Manager bijak biasanya jago mengolah kata, bukan untuk jadi puitis. Tapi tegas dan tetap berempati. Gue share perbedaannya dalam infografis.
Jadi leader itu capek, ini 5 tanda lo lagi kelelahan
Banyak orang mengira jadi leader itu kerjanya santai. Padahal ngos-ngosan dan rentan lelah mental. Tapi itu semua wajar dan yang terpenting kita tau cara menanganinya.