Hi, buddy!
Minggu ini gue mau ngomongin satu hal yang bikin banyak manager bagus mentok di posisinya: cara mengatakan tidak secara efektif
Kenapa kata pertama yang keluar lebih nentuin hasil daripada seberapa kuat datanya.
Kenapa atasan yang keliatannya emosional biasanya cuma punya beberapa pemicu yang bisa dipetakan.
Cara misahin konflik yang ngerusak tim dari konflik yang justru bikin keputusannya lebih bagus.
Yang bikin ini mahal: hampir semua orang nunggu sampai udah kesel dulu baru ngomong. Padahal begitu percakapannya dibuka dalam kondisi kesel, isinya udah ga penting lagi.
Waktu pertama jadi manager, gue ngukur kesehatan tim dari seberapa tenang meeting-nya. Tiap ada yang mulai ngotot, gue potong. Gue bilang "oke nanti kita bahas offline", terus ga pernah dibahas. Meeting gue tenang banget jadinya.
Yang gue ga sadar selama berbulan-bulan: gue ga bikin tim yang harmonis.
Gue bikin tim yang berhenti ngomong.
Di edisi ini, gue akan breakdown tiga langkah buat beda pendapat, ke atas maupun ke bawah, supaya ketidaksetujuan berhenti berasa kayak serangan dan mulai berfungsi kayak informasi.
Tapi sebelum masuk ke langkah-langkahnya, gue punya sedikit info
Buat lo yang sering deg-degan tiap kali harus presentasi ke BOD — tanggal 25 Agustus nanti ada sesi gratis bareng gue. Kuotanya cuma 100 orang dan nggak ada rekaman, jadi kalau mau ikut, catat tanggalnya dari sekarang. Cek detailnya di sini.
Kembali ke topik minggu ini, jadi apa aja langkahnya?
Langkah pertama: berhenti mulai dari kata "nggak"
Ini kelihatan sepele sampai kelihatan datanya. Di sesi training negosiasi buat manager bulan ini, polanya konsisten: yang paling sering gagal bukan yang argumennya lemah. Yang gagal adalah yang buka kalimatnya dengan penolakan. "Ga bisa, Pak." "Maaf, berat." "Ini susah."
Begitu kata pertamanya penolakan, lawan bicara berhenti dengerin isinya dan mulai ngurusin perasaannya.
Mitosnya: kalau ga langsung nolak, nanti dianggap iya. Kenyataannya, tujuannya bukan nolak. Tujuannya negosiasiin salah satu dari tiga hal: deadline-nya, prioritasnya, atau tingkat detailnya.
Yang dilakuin sebagai gantinya: buka dengan konteks, tutup dengan konsekuensi.
Sebutin dulu apa yang udah direncanain hari itu. Bukan buat ngeluh, buat ngasih peta.
Jelasin trade-off-nya secara spesifik. "Kalau ini masuk hari ini, laporan yang kemarin diminta jadi versi kasar."
Tutup dengan pilihan, bukan dengan keputusan. "Mau tetap begitu, atau geser satu hari biar dua-duanya rapi?"
Cara ini ga lebih sopan. Cara ini cuma lebih susah dibantah, karena ga ada yang perlu dibuktikan salah.
Penolakan ngundang perdebatan. Trade-off ngundang keputusan.
Langkah kedua: petain pemicunya sebelum nyimpulin orangnya
Di sesi training bulan ini ada satu latihan yang bikin ruangan hening. Pesertanya disuruh nulis tiga hal soal atasan yang dianggap paling susah diajak ngomong: marahnya soal apa, jam berapa, dan cara nyampein yang kayak gimana.
Banyak yang nemu polanya dalam lima menit. Bukan orangnya yang emosional. Ada beberapa topik dan beberapa jam yang jadi pemicu, dan semuanya punya alasan.
Terus ada pertanyaan kedua yang lebih ga nyaman:
takutnya ini karena dia pernah beneran ngamuk atau karena kebayang aja bakal ngamuk?
Yang paling sering kejadian di ruangan: atasannya ternyata jauh lebih terbuka daripada yang dibayangin selama ini. Berbulan-bulan menghindar, berdasarkan sesuatu yang belum pernah kejadian.
Yang dilakuin sebagai gantinya:
Bawa percakapan berat di jam yang tenang. Bukan jam 5 sore di akhir bulan, waktu semua angka lagi panas.
Bungkus masukan jadi pertanyaan, bukan keluhan. "Menurut Bapak, langkah yang udah dilakuin ini bener atau belum?" ngebuka diskusi; "kok mendadak terus" nutup diskusi.
Makin tinggi emosi orang di depan, makin turun nada bicaranya. Ini yang paling susah dilatih, dan yang paling cepat kelihatan hasilnya.
Gustavo Razzetti nulis soal aturan 50-50: waktu ada yang ga jalan, tanggung jawabnya dibagi rata, jadi setengah dari masalahnya selalu ada di sisi yang bisa dikontrol sendiri.
Sebelum nyimpulin orangnya susah, cek dulu situasi dari percakapannya.
Langkah terakhir: pisahin konflik ide dari konflik orang
Langkah terakhir adalah berhenti matiin semua ketegangan di tim.
Ini yang paling lama gue salah pahami. Dari luar, dua jenis konflik ini bentuknya sama persis: orang naikin suara, ruangan jadi ga nyaman. Isinya beda jauh.
Konflik soal orang: siapa yang salah, siapa yang ga kompeten, siapa yang ga niat. Ini yang ngerusak tim dan ngerusak keputusan.
Konflik soal ide: pendekatan mana yang bener, angka mana yang dipakai, urutan mana yang masuk akal. Ini justru yang bikin keputusannya lebih bagus.
Mitosnya: tim yang sehat itu tim yang jarang berantem. Kenyataannya, tim yang ga pernah beda pendapat biasanya bukan tim yang sepakat. Biasanya tim yang udah tau bahwa ngomong ga ada gunanya.
Yang dilakuin sebagai gantinya, satu pertanyaan di kepala tiap kali suasana mulai panas: yang lagi dibahas ini orangnya, atau caranya?
Kalau orangnya, hentikan di situ. Pindahin ke percakapan satu lawan satu, di luar ruangan.
Kalau caranya, biarin jalan. Malah dipanasin sedikit: tanya yang paling diem di ruangan itu setuju atau ga.
Adam Grant di Think Again nulis satu kalimat yang paling sering gue kutip di sesi training: "The absence of conflict is not harmony, it's apathy."
Ruangan yang terlalu tenang bukan tanda sepakat. Sering kali itu tanda udah nyerah.
Let's recap
Kita udah bahas tiga hal:
Masalahnya bukan isi ketidaksetujuannya, masalahnya kata pertama yang keluar.
Atasan yang keliatannya emosional biasanya punya pemicu yang bisa dipetakan, dan rasa takutnya sering berdasarkan asumsi, bukan kejadian.
Konflik soal ide perlu dijaga hidup; konflik soal orang perlu dipindahin ke satu lawan satu.
Sebagai langkah berikutnya, gue saranin satu hal konkret: dalam tujuh hari ke depan, ambil satu permintaan mendadak dan jawab pakai trade-off, bukan pakai "iya" atau "ga bisa". Satu kali aja. Catat responsnya. Biasanya jauh lebih adem daripada yang dibayangin.
Good luck, buddy!
Ada beberapa cara untuk belajar lebih dalam sama gue, silakan pilih yang cocok sama kebutuhan lo.
Corporate Workshop Program
Udah ada 80+ organisasi yang ngundang gue buat ngisi workshop soal Strategic Thinking, Building a High-Performing Team, dan Professional Communication.
Cek detailnya di sini.
Buku Solid Skills
Udah ada 2.000+ orang yang udah mempelajari 5 skills yang akan bikin lo selalu relevan di dunia kerja melalui buku Solid Skills.
Cek detailnya di sini.