Hi, buddy!
Minggu ini gue mau ngomongin kenapa analisa yang bener sering kalah di ruangan yang cuma kasih waktu 20 menit:
Kenapa nulis satu kalimat kesimpulan sebelum bikin slide itu ngubah hasil rapat lebih besar dari desain deck yang rapi
Kenapa nunjukin semua yang udah lo kerjain justru bikin rekomendasi lo makin susah diterima
Cara nyiapin jawaban buat pertanyaan yang paling ga pengen lo denger, sebelum pertanyaan itu keluar
Kebanyakan orang baru sadar ada yang salah pas rapatnya udah lewat. Rekomendasinya ga ditolak, cuma ga diputusin.
Berubah jadi "nanti kita bahas lagi", terus hilang.
Gue lihat pola ini berulang di kelas manager selama empat tahun terakhir. Mereka datang bawa keluhan yang sama: "materi gue udah lengkap, tapi bosnya ga fokus."
Pas gue minta buka decknya, isinya hampir selalu mirip.
Kesimpulannya baru ada setelah halaman 10.
Ruang rapat level atas ga jalan dengan urutan itu. Mereka mulai dari kesimpulan, terus nguji alasannya, terus minta datanya kalau alasannya belum meyakinkan. Kebalik total dari urutan kerja.
Di edisi ini, gue akan breakdown tiga langkah persiapan sebelum lo buka file presentasi, supaya rekomendasi lo keluar dari ruangan sebagai keputusan, bukan sebagai laporan.
Langkah pertama: Tulis satu hal yang lo mau audiens lo inget
Satu kalimat. Di kertas. Tanpa kata "dan" di tengahnya.
Yang bikin ini susah bukan kemampuan nulis. Yang bikin susah itu keyakinan bahwa kesimpulan bakal muncul sendiri begitu datanya udah rapi. Jadi orang buka file, mulai dari struktur folder analisanya, dan berharap ada momen di mana semuanya nyambung.
Momen itu jarang datang. Yang datang biasanya deadline.
"The Big Idea boils the so-what down even further: to a single sentence."
Cole Nussbaumer Knaflic, Storytelling With Data
Cara praktisnya begini. Sebelum lo sentuh deck, jawab satu pertanyaan: kalau lo cuma punya tiga menit dan ga boleh buka laptop, apa yang harus mereka tahu? Tulis jawabannya. Kalau butuh dua kalimat, artinya lo belum selesai mikir.
Contoh kalimat yang belum jadi: "Kita mau bahas performa segmen ritel semester ini."
Contoh kalimat yang udah jadi: "Rekomendasinya tunda peluncuran tiga bulan, karena tiga dari lima cabang belum punya kapasitas operasional."
Slide itu alat bantu, bukan alat mikir.
Langkah kedua: tunjukkin data yang relevan doang buat back up poin sebelumnya
Ini bagian yang paling nyakitin. Lo kerja tiga minggu, ada 40 halaman analisa, semuanya valid. Terus gue minta lo buang 35 halaman.
Mitosnya: kerja tiga minggu harus kelihatan seperti kerja tiga minggu, kalau enggak nanti ga dihargain. Jadi semuanya dimasukin, biar keliatan effort-nya.
Yang beneran kejadian, atasan lo ga lagi ngitung effort. Dia lagi ngitung berapa lama sampai dia ngerti. Setiap halaman tambahan itu bukan bukti kerja keras, itu biaya buat orang yang waktunya paling sedikit di ruangan.
"If you confuse, you'll lose."
Donald Miller, Building a StoryBrand
Praktiknya: ambil kesimpulan dari langkah pertama, terus tanya "kenapa?" Jawabannya bakal ada tujuh, delapan, sepuluh. Pilih tiga yang paling kuat. Sisanya pindahin ke lampiran, jangan dibuang. Lampiran itu tempat yang bener buat pekerjaan yang bagus tapi ga perlu diomongin.
Yang lo buang itu justru bukti lo udah mikir.
Langkah ketiga: siapin jawaban buat pertanyaan yang paling susah
Kebanyakan orang latihan bagian yang udah dikuasain. Ngulang-ngulang slide pembuka, ngapalin angka yang udah hafal. Bagian yang bikin panik justru dilewat, karena ngebayanginnya aja udah ga enak.
Annie Duke punya nama buat kebalikannya:
"Premortem: imagining yourself at some time in the future, having failed to achieve a goal, and looking back at how you arrived at that destination."
Annie Duke, How to Decide
Buat presentasi, versinya sederhana. Bayangin rapatnya udah selesai dan rekomendasi lo ga jadi diambil. Terus tanya: pertanyaan apa yang bikin itu terjadi?
Biasanya jawabannya jatuh ke tiga jenis. Soal angka ("ini dari mana?"), soal asumsi ("kalau kondisinya beda gimana?"), atau soal biaya ("berapa yang harus dikeluarin?"). Tulis ketiganya, jawab masing-masing dalam satu kalimat, hafalin kalimat itu.
Pas pertanyaannya beneran keluar, jangan langsung jawab. Parafrase dulu: "Jadi pertanyaannya soal sumber angkanya, betul?" Dua detik itu yang lo butuhin, dan sekaligus mastiin yang lo jawab memang yang ditanya.
Pertanyaan yang bikin panik itu hampir selalu pertanyaan yang sebenarnya udah kepikiran, cuma ga pernah ditulis.
Let's recap
Kita udah bahas tiga hal:
Presentasi yang ga didengar biasanya bukan masalah pembawaan, tapi masalah urutan
Kesimpulan ditulis duluan dalam satu kalimat, alasannya dipilih tiga, sisanya masuk lampiran
Yang dilatih itu pertanyaan yang paling ga pengen didenger, bukan slide pembuka
Sebagai langkah berikutnya, gue saranin satu hal konkret: ambil satu deck yang jadwal presentasinya paling dekat, dan sebelum Jumat depan, tulis ulang kesimpulannya jadi satu kalimat di atas kertas, tanpa buka file-nya. Kalau lo ga bisa nulis kalimat itu tanpa ngintip slide, decknya belum siap dibawa ke ruangan.
Good luck, buddy!
Ada beberapa cara untuk belajar lebih dalam sama gue, silakan pilih yang cocok sama kebutuhan lo.
Corporate Workshop Program
Udah ada 80+ organisasi yang ngundang gue buat ngisi workshop soal Strategic Thinking, Building a High-Performing Team, dan Professional Communication.
Cek detailnya di sini.
Buku Solid Skills
Udah ada 2.000+ orang yang udah mempelajari 5 skills yang akan bikin lo selalu relevan di dunia kerja melalui buku Solid Skills.
Cek detailnya di sini.