Keberhasilan sebuah project sangat ditentukan oleh meeting ini |#50
Keberhasilan sebuah project sangat ditentukan oleh meeting ini |#50
Step by step guide untuk membuat kick off meeting yang lancar
Hi Buddy!
Ga kerasa career buddy newsletter hampir berumur 1 tahun
Kita mau make sure kita ngasi value yang oke buat waktu yang lo allocate untuk baca
Oleh karena itu gue mau minta waktu lo sekitar 5 menit untuk mengisi form ini supaya kita bisa kasi content yang lebih oke lagi
Thank you ya!
Anyway, earlier this week gue bikin give away summary 10 buku yang berdampak banget buat hidup gue buat temen temen di X
Buat dapet give awaynya temen temen mesti follow, retweet, dan reply dengan tulisan “buku”
Setelah itu gue akan DM link ke summary buku itu
Here is how the giveaway looks
To my surprise, yang ikut give away ini mencapai 4700 (liat dari jumlah retweet)
Padahal X cuma ngasi kuota 500 DM sehari dan proses ini cuma bisa berjalan 3 hari
Artinya cuma 1500 orang yang dapat
Artinya ada 3200 orang yang mau tapi ga dapat
Buat lo yang belum dapat, ga masalah, lo bisa scroll ke bawah episode ini dan dapatkan link ke summary 10 buku itu tanpa perlu ikut give away
Now back to the episode
Kali ini gue mau bahas sebuah meeting yang penting banget untuk mensukseskan sebuah meeting
Meeting itu adalah kick off meeting
Buat jelasinnya gue akan mulai dengan definisinya dulu ya
Apa itu Project Kick-Off Meeting?
Project kick-off itu meeting yang dilakukan di awal proyek
Ada dua tipe kick-off meeting:
Internal: Manager dan tim yang ngerjain project
Jadi sebelum meeting sama klien atau orang-orang eksternal di project lo, sebaiknya diskusi dulu sama tim internal. Gunakan momen ini untuk memahami dan menyelaraskan tujuan. Coba brainstorming juga pertanyaan-pertanyaan penting yang bissa diajukan kepada klien, sponsor, atau pihak eksternal lainnya.
Eksternal: Klien, sponsor, stakeholder dan customer
Tujuan utama dari meeting ini adalah untuk menyelaraskan ekspektasi tiap pihak dalam project. Kalau bisa, sebelum pertemuan bersama ini, lo dan tim sudah diskusi terpisah dengan masing-masing pihak, sehingga pertemuan jadi lebih efisien.
Sayangnya seringkali kick off ga dilakukan karnea:
Pandangan “Itu cuma buang-buang waktu”
Menilai itu cuma simbolis dan formalitas aja
Bukan hal yang penting dan urgent
Emang apa sih gunanya project kick off?
Kenapa project kick-off itu penting?
Bayangin aja lo dikasi target sama manager, bikin plan susah-susah, tinggal eksekusinya aja
Terus sebelum eksekusi, lo gak ngasi tau ke tim lo tentang hal-hal penting di project
Apa tujuan project?
Apa tanggung jawab tiap orang?
Gimana proses pengerjaannya?
Memulai project tanpa kick-off meeting itu ibarat memulai perjalanan tanpa peta
Kita rawan tersesat di tengah jalan dan mengalami 3 masalah ini
Orang orang ga satu visi dan ga paham role nya
Anggota tim jadi ga tau tujuan, sasaran, ekspektasi dan peran mereka untuk suksesin project
Tim gampang salah paham, ngerjain ulang, dan bukan ga mungkin bikin projectnya kacau
Miskomunikasi selama project berjalan
Salah satu hal penting yang dibahas di kick-off meeting adalah saluran komunikasinya seperti apa
Alur, durasi, intensitas serta cara komunikasi di project
Ketika ga dibahas, dampaknya inefisiensi, salah paham dan konflik
Susah mengatasi masalah di tengah jalan
Biasanya di kick-off meeting akan dibahas juga apa aja problem dan tantangan yang mungkin terjadi
Di situ, tiap orang dengan skill dan pengetahuannya masing-masing akan diskusi dan mencari solusinya gimana
Jadi penting banget untuk menjalankan kick-off meeting dengan baik
Gimana caranya?
Persiapan Kick-Off Meeting
Cari Kejelasan tentang Projectnya
Lo bisa mulai dengan menjawab pertanyaan 5W + 1H
(Who, what, where, when, why and how)
Kenapa kita melakukan project ini?
Apa target yang mau dicapai?
Gimana cara mengeksekusi project? Saluran komunikasi, penanganan risiko, manajemen perubahan dan lainnya?
Kapan kita memulai project? Timeline nya seperti apa?
Siapa saja yang terlibat dan apa perannya?
Di mana project akan dilaksanakan?
Persiapan Meeting
Setelah mencari kejelasan tentang project, mulai siapin kick-off meeting. Gue share step by step nya ya
Tentukan siapa yang hadir dan berapa lama
Apakah tim internal, seluruh stakeholder, atau sebagian stakeholder? Apakah meeting ini baru pengantar dan informal sebelum kick-off meeting bersama? Ketika udah jelas peserta, waktu dan tujuannya, barulah menginformasikan kepada semua pihak yang terlibat.
Sharing materi kepada peserta
Sebelum kick-off meeting berjalan, sebaiknya bagikan juga materi apa pun yang berkaitan dengan project dan butuh dipelajari tiap orang. Misalnya project plan, jadwal, ekspektasi dan lainnya.
Tunjuk seseorang untuk menjadi pencatat
Catatan meeting ini nanti akan berguna ketika ada stakeholder yang berhalangan hadir. Selain itu juga bisa mempertimbangkan untuk merekam rapat, jadi anggota tim yang tidak hadir tetap bisa mengetahui hasil meetingnya.
Saat Meeting
Idealnya ada dokumen / slide yang lo show saat kick off meeting
Kurang lebih outlinenya seperti ini
Tujuan yang ingin dicapai di project ini
Peran dan tanggung jawab dari setiap anggota
Metode komunikasi di dalam tim
Cara membuat keputusan
Cara memecahkan konflik
Nah biar kebayang lo bisa cek Free Project Kick Off Guideline yang udah sering gue pake
Guideline ini berisi
Project kick off template
Contoh pengisian template
5 step yang bisa kamu lakukan setelah kick off
Silakan download disini
Kick off lo ga harus sama persis dengan apa yang gue share
Lo bisa ambil bagian yang relevan buat lo dan abaikan yang ga relevan
Cobain deh and let me know how it goes
Best of luck buddy!
The giveaway!
Seperti yang gue tulis di awal episode ini, gue akan kasi give away 10 buku yang mengubah hidup gue
Semoga lo bisa mempercepat aplikasi dari wisdom penulis keren ini untuk mengimprove kualitas hidup dan pekerjaan lo ya
My personal favourite saat ini: Die With Zero
Beneran bantu gue untuk memikirkan kembali rencana hidup gue
Nah kalau lo buku apa?
Reply di post / email ya
See you next week!