Personal Productivity Ultimate Guide for Working Professional |#46
Proven system untuk tingkatin produktifitas lo
Hi buddy
Menyambut payday April 2024, gue memberikan diskon 20% untuk join SOLID Project Management System berlaku sampai 28 April
Gunakan kode promo SPM20 ketika check out
Now, back to today’s episode
Kita semua punya 24 jam sehari dan 7 hari seminggu
Sayangnya seringkali kita ga menggunakan waktu tersebut dengan produktif
Framework ini gue terapkan ketika gue lagi ngerjain project reorganisasi skala besar sambil bangun side hustle dan mendapatkan promosi at the same time
Framework ini juga yang gue pakai ketika gue sekarang lagi bangun bisnis sambil grow influence di social media while liburan 2 bulan setahun
Let’s go for it
So apa sih yang dibutuhkan untuk bisa kerja dengan lebih efektif
Kalau gue bisa boil down jadi 1 skill maka skill itu adalah
Operational Excellence
Apa itu Operational Excellence?
Operational Excellence adalah sekumpulan teknik yang kita lakukan agar dapat mencapai tujuan
Istilah ini seringkali dipakai di dalam sebuah konteks organisasi
Tujuannya agak organisasi bisa beroperasi dengan efektif dan efisien
Memahami dan menerapkan skill ini buat individu juga bagus loh
Pertama, banyak kesamaan antara cara organisasi dan individu beroperasi
Gue tuangkan dalam tabel di bawah ya
Organisasi Individu ingin mendapatkan omzet ingin mendapatkan income yang sesuai ingin menjalankan proses dengan efisien perlu membagi waktu di tengah banyak prioritas ingin memastikan karyawan dan customer happy ingin memiliki kedamaian dalam diri dan orang sekitar
biarpun skalanya berbeda, ada banyak kesamaan mengenai tujuan dari organisasi dan individu
Kedua, individu adalah bagian dari organisasi
Untuk mencapai organisasi yang memiliki operational excellence, dibutuhkan peran dari individu di dalamnya
Ketika individu di dalamnya juga terbiasa bekerja dengan baik, maka akan lebih mudah untuk organisasi mencapai operational excellence
Ketika individu membantu organisasi untuk mencapai operational excellence maka ini win win
Individu dipercaya mengemban amanah yang lebih tinggi
Perusahaan pun juga bisa bertumbuh dan menyerap lebih banyak lapangan pekerjaan
So far kita sudah memiliki pemahaman mengenai operational excellence
Berserta pentingnya hal ini bagi individu dan organisasi
Sekarang kita akan bahas gimana mencapinya
Biar gampang untuk diingat, kita akan menggunakan framework GPS - Goal, Plan, System
Sama seperti GPS di handphone yang membantu kita untuk mencapai tujuan
GPS Framework akan membantu kita untuk menghasilkan tujuan yang kita inginkan
GPS Framework for Operational Excellence
Part 1: Goal
Goal adalah tujuan yang mau kita capai
Terlihat sederhana tapi seringkali kita kurang cermat dalam menentukan tujuan
Belum lagi kalau kita membutuhkan koordinasi dengan pihak lain mengenai tujuan tersebut
Gue kasih contoh ya
Di sebuah tim marketing, mereka sedang bekerja lembur menjelang campaign
Mereka bekerja keras setengah mati untuk menyukseskan campaign tersebut
Mereka memastikan konsep yang solid, visual yang menarik, dan promo yang kompetitif
Mereka pun puas dengan campaign yang mereka jalankan
Ketika presentasi ke tim lain, mereka banyak menuai kritik
Tim finance mengeluhkan budget tambahan yang diperlukan
Tim bisnis kecewa dengan target revenue yang tidak tercapai
Tim operasional kewalahan dengan kondisi di lapangan
Besar kemungkinan, mereka tidak memiliki kesepahaman mengenai apa goal yang mau dicapai
Untuk menyatukan goal, diperlukan meeting yang mewadahi hal tersebut
Meeting tersebut biasa dinamakan kick off meeting
Kalau lo mau belajar untuk bikin kick off meeting yang efektif, download free guide ini
Part 2: Plan
Plan adalah rencana kita untuk mencapai tujuan tersebut
Semakin jelas rencana kita, maka semakin pede kita bisa mendapatkan goal tersebut
Dalam prakteknya ada beberapa tantangan dalam proses planning
Tantangan 1: Kita ga selalu tahu apa yang perlu kita lakukan
Wajar kok apalagi kalau kita baru melakukan hal tersebut untuk pertama kalinya
Untungnya sekarang kita bisa minta bantuan AI untuk membuat perencanaan
Ni gue udah buatin step by step tutorialnya buat lo yang mau mencoba
Tantangan 2: Rencana akan mengalami perubahan
Banyak orang mengira kalau plan itu ga boleh berubah
Justru plan itu sesuatu yang perlu kita lakukan dengan fleksibel
Selama mencapai goal yang kita tentukan sebelumnya
Saran gue, tulis aja dulu hal yang perlu lo lakukan sepengetahuan elo
Secara tools bisa pakai google sheet
Kalau gue sih personally jauh lebih suka pakai Asana
In fact gue udah pake tool ini selama 8 tahun dan belum ada rencana pindah tools untuk tracking plan gue
Part 3: System
Setelah ada rencana, sekarang saatnya kita mengeksekusi
Gue menamakan part ini system karena eksekusi yang efektif itu memiliki sebuah sistem
Sistem adalah adalah komponen yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan tersebut
Berikut adalah komponen di dalam sistem operational excellence
Komponen 1: Prioritisasi
Sebelum kita merasa overwhelmed karena banyaknya hal yang perlu kita lakukan
Ada baiknya kita mengkaji ulang apakah hal tersebut perlu kita lakukan on the very first place
Untuk mengkaji hal tersebut gue biasa menggunakan matriks usaha vs dampak
Setiap gue memfilter rencana kerja dengan matriks ini, gue selalu dapat insight
Seringkali yang gue mau lakukan ada di kolom sebelah kiri yaitu yang dampaknya rendah
Setiap kali menggunakan matriks ini to do list gue auto menyusut
Biarpun menyusut tetap aja ada hal yang perlu dilakukan
Komponen 2: Teknologi
Ketika ada banyak hal yang perlu dilakukan, kita langsung mengira kita butuh orang
Padahal ketika kita cari orang, ada banyak efek samping yang perlu kita pahami
Apa aja efek samping tersebut?
Mulai dari investasi waktu dalam proses recruitment
Investasi biaya dari gaji karyawan
Ngasi effort untuk make sure mereka bisa up to speed dengan rolenya
Hence, kalau emang ga perlu hire mendingan ga hire orang sih
Kita bisa menggunakan teknologi supaya bisa bekerja dengan lebih efektif
Instead of minta admin scheduling jadwal, kita bisa pake google calendar appointment slot
Instead of jelasin hal yang sama berulangkali, kita bisa rekam video pakai Loom
Gue excited banget karena semakin kesini ada semakin banyak software yang memudahkan pekerjaan kita
Komponen 3: Delegasi
Nah akan ada hal yang ga bisa dikerjakan mesin dan bisa dikerjakan oleh manusia
Untuk inilah lo butuh bantuan orang lain
Ada 3 cara untuk melakukan delegasi
Cara 1: Delegasi ke teman kantor lo
Kadang kadang, kita bukan yang orang yang paling tepat mengerjakan sesuatu
Ada orang yang bisa mengerjakannya dengan lebih cepat
Ada yang memang memiliki wewenang untuk mengerjakan hal tersebut
Mulai pikirin kira kira tugas apa yang bisa lo delegasikan ke orang lain
Cara 2: Delegasi ke external service provider
Seringkali teman kantor kita juga punya kerjaannya sendiri
Oleh karena itu bisa aja lo meminta bantuan pihak external untuk memberikan service itu
Misalnya kalau lo adalah praktisi Human Resource Management
Lo bisa menghire trainer dari luar untuk memberikan sesi pelatihan
Cara 3: Delegasi ke new hire
Kalau dua opsi di atas udah ga works karena segitu banyaknya hal yang perlu dikerjakan
Mungkin udah waktunya untuk hiring orang lain
Nah pastiin lo punya kejelasan mengenai orang seperti apa yang mau lo hire
Beserta komitmen lo untuk memastikan orang tersebut bisa terintegrasi dengan baik
Komponen 4: Eksekusi
Nah setelah mengalami berbagai ronde filtrasi, sampailah lo sama hal yang perlu lo kerjakan
Ideally task disini adalah task yang
Cuma lo yang bisa mengerjakan
Kalau lo kerjakan akan membawa lebih dekat dengan goal elo
Task ini ngebantu lo grow as a person / professional
Jadwalin task ini di kalender seakan akan lo ada meeting sama orang lain
Dan ketika waktunya, show up
Recap
Oke yuk kita recap framework GPS for Operational Excellence
Goal
Tentuin tujuan yang mau lo capai
Lakuin project kick off untuk menyatukan tujuan sama tim lain
Download templatenya disini
Plan
Once tujuan udah clear, bikin rencana untuk sampai kesana
Gunakan ChatGPT untuk brainstorm rencana ke depan
Gunakan Excel / Asana untuk mendokumentasikan rencana lo
System
Komponen 1: Prioritiasi
Komponen 2: Teknologi
Komponen 3: Delegasi
Komponen 4: Eksekusi
Best of luck buddy!
Di episode kali ini gue akan bahas tentang framework productivity yang bisa lo coba supaya tetap bisa perform tanpa harus lembur
Content of The Week
Linkedin - Berapa lama waktu ideal untuk bertahan di satu pekerjaan?
Buat lo yang lagi galau mau stay atau resign, mungkin konten ini akan sedikit membantu. Di sini gue share hasil riset lama waktu orang bertahan di pekerjaannya dan juga framework 4F untuk jadi pertimbangan sederhana buat lo.
Twitter - 3 hal yang perlu lo sampaikan ketika atasan nanya progress kerja
Kadang ketika meeting sama atasan dan ditanya progress kerja, kita suka bingung mau menyampaikan apa aja. Nah biar atasan tau hasil kerja dan bisa memberikan problem solving yang tepat jika dibutuhkan, sebaiknya lo sampaikan 3 hal ini.
Instagram - Kebanyakan meeting itu cuma buang-buang waktu
Dulu ketika kerja kantoran gue ga suka ikut banyak meeting. Gue merasa banyak waktu terbuang dan jadi mengorbankan waktu untuk deep thinking. 3 tips bikin meeting lebih efektif.